Cập nhật theo quy định có hiệu lực đến ngày 02/11/2026: Luật Công chứng 2024 (văn bản hợp nhất số 50/VBHN-VPQH), Luật Đất đai 2024 và Luật Nhà ở 2023. Luật Công chứng mới có hiệu lực từ 01/01/2027 chưa được áp dụng trong bài. Bài viết không nêu mức phí công chứng.
Ký hợp đồng mua bán tại phòng công chứng là bước quan trọng nhất của một giao dịch nhà đất. Chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc chọn sai nơi công chứng có thể khiến buổi ký phải dời lại, thậm chí làm phát sinh tranh chấp với bên kia. Dưới đây là những gì luật quy định và cách chuẩn bị.
1. Hợp đồng nào bắt buộc công chứng hoặc chứng thực?
Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản (điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024).
Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở phải công chứng hoặc chứng thực, trừ một số trường hợp như mua bán nhà ở mà một bên là tổ chức theo khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023. Với giao dịch phải công chứng, hợp đồng có hiệu lực tại thời điểm hoàn thành việc công chứng hoặc chứng thực (khoản 1 Điều 164).
Công chứng thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng; chứng thực hợp đồng về nhà ở thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà (khoản 4 Điều 164).
2. Công chứng ở đâu?
Công chứng viên chỉ được công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ một số loại văn bản như di chúc, văn bản ủy quyền liên quan đến bất động sản (Điều 44 Luật Công chứng). Vì vậy, với nhà đất tại Quy Nhơn, cần chọn tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở trong tỉnh nơi có bất động sản.
Việc công chứng phải thực hiện tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng; chỉ một số trường hợp luật liệt kê như lập di chúc tại chỗ ở, người không thể đi lại vì lý do sức khỏe, đang điều trị nội trú mới được công chứng ngoài trụ sở (Điều 46).
3. Hồ sơ yêu cầu công chứng gồm gì?
Theo khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng, với hợp đồng đã soạn sẵn, người yêu cầu nộp 01 bộ hồ sơ trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu chính, gồm:
Dự thảo hợp đồng;
Bản sao giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ xác định nhân thân khác);
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc giấy tờ thay thế theo quy định;
Bản sao giấy tờ khác có liên quan mà pháp luật quy định phải có.
Nếu tổ chức hành nghề công chứng khai thác được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu khác thì người yêu cầu không phải nộp các giấy tờ đó nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định. Khi ký, công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu (khoản 7 Điều 42). Hợp đồng cũng có thể do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu (Điều 43).
4. Tại buổi ký và thời hạn công chứng
Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý; nếu hồ sơ có vấn đề chưa rõ hoặc có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép thì đề nghị làm rõ, xác minh hoặc từ chối công chứng (khoản 2–4 Điều 42).
Người yêu cầu ký vào từng trang và ghi đủ họ tên ở trang cuối (khoản 7 Điều 42).
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; giao dịch phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc (khoản 2 Điều 45).
5. Checklist trước ngày ký
Bản chính giấy chứng nhận và giấy tờ tùy thân của tất cả người ký.
Giấy tờ về tình trạng hôn nhân, tài sản chung, riêng; xem tài sản chung vợ chồng.
Nếu một bên ký thay: hợp đồng ủy quyền hợp lệ; xem ủy quyền bán nhà đất.
Thống nhất trước dự thảo hợp đồng: giá, thanh toán, bàn giao, phạt vi phạm; xem phạt vi phạm hợp đồng.
Sau khi ký: đăng ký biến động trong thời hạn luật định và kê khai thuế, phí.
Nếu cần sửa hoặc hủy hợp đồng đã công chứng, xem hủy hợp đồng đã công chứng.
Bạn sắp ký hợp đồng mua bán nhà đất tại Quy Nhơn? Liên hệ Minh Dũng Land để được tư vấn chuẩn bị hồ sơ, hoặc ký gửi bất động sản để được hỗ trợ đến khi hoàn tất giao dịch.